Verwalten Sie Ihre Waren und Güter in SAP Business One: Warenwirtschaftssystem

Ein reibungsloser Warenfluss leistet einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Damit dieser effizient gesteuert werden kann, greifen viele Unternehmen auf ein Warenwirtschaftsprogramm zurück. Welchen Mehrwert bietet der Einsatz eines solchen Programms? Und wie sieht die Warenwirtschaft in SAP Business One aus? Erfahren Sie es in diesem Beitrag!

Der Material- und Warenfluss ist ein wichtiger Faktor für Unternehmen, insbesondere für jene in der Produktion und im verarbeitenden Gewerbe. Der Warenfluss bildet im Grunde die gesamte Lieferkette vom Lieferanten bis zum Endkunden ab. Da Lieferketten immer schneller werden und sich die Produkte vom Rohmaterial bis zum Endprodukt für den Endverbraucher sehr schnell bewegen, sind Unternehmen dazu gezwungen, ihre Waren und Produkte möglichst effizient durch den gesamten Prozess zu bewegen.

Der Materialfluss reicht in der Regel von der Materialbeschaffung über die Anlieferung, Lagerung, Montage oder Produktion bis hin zur Ausgabe der fertigen Ware an den Verbraucher. Ziel ist es, Materialien und Güter zwischen den einzelnen Stufen schnell, mit möglichst wenig manuellen Schritten und Arbeitskräften zu bewegen – Effizienz ist das Schlüsselwort. An dieser Stelle kommt ein Warenwirtschaftssystem ins Spiel.

Bei der Warenwirtschaft geht es grundsätzlich darum, dass sich Waren und wirtschaftliche Güter eines Unternehmens zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und Qualität am richtigen Ort befinden. Um dies erfolgreich zu managen, kommt ein Warenwirtschaftssystem (abgekürzt WWS) zum Einsatz: Es befasst sich mit der Abbildung, Steuerung und Analyse aller Warenströme in einem Unternehmen.

Eine Warenwirtschaftssoftware ermöglicht die digitale Abbildung aller Vorgänge rund um den Warenfluss. Mit Hilfe eines solchen Programms werden sämtliche Warenbestände und -bewegungen erfasst. Die warenbezogenen Daten werden dann durch die Software unternehmensweit bereitgestellt. Gleichzeitig werden damit verschiedene Schnittstellen verknüpft und Verbindungen zwischen allen Teilhabenden, wie Kunden und Lieferanten, gehandhabt. Auch unterstützende Bereiche, wie die Buchhaltung, stehen im Zusammenhang mit der Materialwirtschaft. Eine professionelle Warenwirtschaft ist daher maßgeblich für das operative Tagesgeschäft und für einen transparenten und effizienten Warenfluss unverzichtbar.

Neben den üblichen erläuterten Bestandteilen bieten Warenwirtschaftsprogramme konfigurierbare Schnittstellen, die je nach Branche erforderlich sind. Typischerweise bestehen Schnittstellen zu Shopsystemen, Marktplätzen, Zahlungs- und Versanddienstleistern, zur Buchhaltung, zum Customer Relationship Management und zum Controlling. Stetiger Datenaustausch ermöglicht die Zusammenarbeit der Systeme.

Auch wenn ein WWS oftmals mit einem ERP-System gleichgesetzt wird, handelt es sich nicht zwingend um das Gleiche: Während bei einem Warenwirtschaftssystem der reine Material- und Warenfluss (Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung) im Vordergrund steht, bildet ein Enterprise Resource Planning (ERP) System neben den Funktionen Einkauf, Verkauf und Lagerhaltung auch die gesamten Ressourcen aller Unternehmensbereiche wie Finanzen, Personal und CRM ab. Ein ERP umfasst also viel mehr Funktionen als ein klassisches Warenwirtschaftssystem.

Ein Warenwirtschaftssystem bietet umfangreiche Funktionen und deckt viele verschiedene Bereiche der Materialwirtschaft ab. Für die ineinandergreifenden Prozesse ist ein effizientes Management mit Hilfe einer Software notwendig. Alle Vorgänge werden in Form von Datensätzen erfasst und in einer zugrunde liegenden Datenbankstruktur verwaltet.

Warum sollte man also ein Warenwirtschafts- oder ERP System einsetzen? Solche Systeme beheben die Probleme von Über- und Unterbeständen in Unternehmen, die unter Umständen zu verspäteten Auslieferungen und geringerer Kundenzufriedenheit führen können. Ein Warenwirtschaftssystem verschafft Ihnen einen besseren Überblick über den Lagerumschlag, überfällige Bestellungen und Artikel, deren Menge unter dem Minimum oder über dem Maximum liegt. Mit einem Warenwirtschaftssystem sind Sie in der Lage, Einkäufe auf der Grundlage der tatsächlichen Nachfrage und nicht nach Gefühl zu planen. Diese Topics werden auch im IT-Trends-Blog behandelt.

Die Einführung eines WWS ist eine langfristige, unternehmensweit relevante Entscheidung. Die Kosten sind dabei von verschiedenen Faktoren abhängig. Es fallen zunächst Anschaffungs- und später laufende Betriebskosten an. Je nach Umfang und Betriebsweise sind die Kosten unterschiedlich hoch. Insgesamt ist die Anschaffung eines umfassenden WWS ein Kostenvorteil gegenüber dem Betrieb von einzelnen Systemen oder gar der Abwicklung mit vielen arbeitsintensiven, händischen Arbeitsschritten.

SAP Business One ist ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) für kleine und mittelständische Unternehmen. Es deckt alle Elemente der Material- und Warenwirtschaft ab, ist aber weit mehr als ein klassisches Warenwirtschaftssystem. Im Grunde ist die Waren- und Materialwirtschaft der Kern des ERP-Systems, denn ERP hat seinen Ursprung in Material Resource Planning (MRP)-Systemen. Sie wurden entwickelt, um den Fertigungs- und Produktionsprozess zu unterstützen, indem sie den Bedarf und die Lieferung von Komponenten und Materialien für die Produktion planen – wann und wo Materialien benötigt werden. Im Laufe der Zeit entwickelte sich MRP zu einem umfassenderen System, das nicht nur den Materialfluss und die Planung, sondern auch alle anderen Abteilungen eines Unternehmens einbezieht. Der große Vorteil: Alle Abteilungen arbeiten mit der gleichen zentralen Datenbank und tauschen Informationen in Echtzeit aus. Die Verzahnung aller unternehmensweiten Prozesse ermöglicht die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz.

Denken Sie daran, wie viele Waren und Materialien Ihr Unternehmen tagtäglich durchläuft – ob es sich um Rohstoffe für die Produktion, eingekaufte Waren für den Einzel- oder Großhandel oder fertige Artikel aus der Produktion für den Verkauf handelt. SAP Business One hilft Ihnen dabei, den Überblick darüber zu behalten, wo sich diese Waren befinden und wann und wo sie benötigt werden. Schauen wir uns den Waren- und Materialfluss im Detail an: Angenommen, Sie sind in der Fertigungsindustrie tätig; die Einkaufsabteilung bestellt Rohstoffe und -materialien für den Produktionsprozess, die von einem Lieferanten geliefert werden. Die eingehenden Waren werden erfasst und möglicherweise in einem Lager aufbewahrt, bevor sie in die Produktion gehen. Nach Abschluss des Produktionsprozesses müssen die fertigen Waren möglicherweise erneut eingelagert werden, bevor sie verkauft und an den Kunden ausgeliefert werden. Ein ähnlicher Prozess gilt auch für andere Branchen, z. B. für den Einzel- und Großhandel, nur, dass dort fertige oder halbfertige Produkte erworben werden und die Produktionsphase übersprungen wird.

Das ERP-System SAP Business One umfasst mehrere Module, die Hand in Hand arbeiten, um all diese Schritte zu unterstützen. Alle beteiligten Abteilungen, wie z. B. die Einkaufsabteilung, die für die Beschaffung zuständig ist, oder die Buchhaltungsabteilung für die Rechnungsstellung und Zahlungen, interagieren miteinander und führen Transaktionen auf Grundlage derselben Daten durch. Mithilfe leistungsstarker Analysefunktionen von SAP Business One können Sie problemlos Berichte mit Echtzeitdaten abrufen und damit zusammenhängende KPIs wie Produkt- und Lagerumschlag auf individualisierten Dashboards verfolgen.

Die Relationship Map in SAP B1 zeigt miteinander verbundene Belege aus den verschiedenen Abteilungen

Ein wesentliches Werkzeug zur Verwaltung von Materialien und Waren in SAP Business One ist das Lager- und Bestandsverwaltungsmodul. Hierin definieren Sie Artikel, ob es sich um Produktions- oder Einkaufsartikel handelt, sowie deren Beschaffungsart. Sie können Artikel nach Seriennummern verwalten, den Produkten Chargen zuweisen und Ihr Lager in BIN-Lagerorten strukturieren. Das Modul unterstützt Warenein- und -ausgänge, Bestandsumlagerungen, Kommissionierung und vieles mehr.

Um die Verwaltung von Waren und Beständen  in SAP Business One weiter zu verbessern, bietet Prestele IT ein spezielles Add-on für Lager und Logistik. Es beinhaltet ein Scangerät mit einer kompatiblen Software, um den Überblick über die ein- und ausgehenden Waren oder Bewegungen im Lager zu behalten. Mit dieser Lösung für SAP Business One werden Ihre Lager-BIN-Standorte und jeder einzelne Artikel über einen spezifischen Barcode verwaltet. Ein Wareneingang aus dem Einkauf oder ein Warenausgang für den Verkauf sowie ein Artikel, der umgelagert werden muss, wird vom System erfasst, indem der Barcode des Artikels mit dem mobilen Scanner gescannt wird. Hinzu kommen viele Automatisierungen, wie z.B. die automatische Erstellung von Kommissionierlisten oder der automatisierte Druck von Lieferpapieren.